„To nie jest formalność — to fundament”
Rozmowa z Ewą Kuźmą, neurologopedką kliniczną ze Szczecina i właścicielką Centrum Zabawy dla Mowy

Ewa Kużma prowadzi Gabinety Terapii i Rozwoju Dziecka — Zabawy dla Mowy w Szczecinie. Specjalizuje się w neurologopedii i od 7 lat rozwija własną praktykę. Kiedy postanowiła stworzyć własną placówkę z zespołem specjalistów, zdecydowała się uregulować dokumentację prawną i RODO od pierwszego dnia. Rozmawiałem z nią o tym, co stało za tą decyzją i co dobrego ona przyniosła.

Proszę krótko opisać swój gabinet — czym się Pani zajmuje, do kogo kieruje Pani usługi i co Panią wyróżnia?

Jestem neurologopedą klinicznym. Specjalizuję się w stymulacji rozwoju mowy, wspieraniu dzieci z trudnościami w karmieniu oraz stymulacji mięśni twarzy — co prowadzi między innymi do poprawy pozycji spoczynkowej języka i domknięcia jamy ustnej. Pracuję z dziećmi poprzez zabawę, wykorzystując różnorodne techniki i metody terapeutyczne. Moja wiedza i doświadczenie doprowadziły mnie do momentu, w którym zaczęłam tworzyć własne pomoce edukacyjne, wykorzystywane przeze mnie w terapii.

Z czasem zbudowałam również zespół specjalistów, którzy pracują w podobnym nurcie — z uważnością na dziecko, jego potrzeby i naturalny rozwój. Tak powstały Gabinety Terapii i Rozwoju Dziecka — Zabawy dla Mowy.

Jak długo prowadzi Pani własną praktykę i z czego jest Pani najbardziej dumna?

Jako terapeuta pracuję od 10 lat, a własną działalność gospodarczą prowadzę od 7 lat, z każdym rokiem konsekwentnie ją rozwijając. Uwielbiam pracę z dziećmi — daje mi ogromną satysfakcję i poczucie sensu. Najbardziej dumna jestem z sukcesów moich podopiecznych: z ich pierwszych słów, nowych umiejętności, większej pewności siebie i radości, którą widzę u nich oraz ich rodziców.

Jak wyglądała dokumentacja gabinetu, zanim zgłosiła się Pani do kancelarii?

Tworząc nową przestrzeń, za którą jestem w pełni odpowiedzialna, chciałam od podstaw opracować całą dokumentację prawną — regulamin, politykę prywatności, umowy ze specjalistami oraz dokumenty RODO — tak, aby była zgodna z obowiązującymi przepisami i realnie zabezpieczała zarówno pacjentów, jak i placówkę.

W poprzednich miejscach, z którymi współpracowałam, rozwiązania prawne opierały się raczej na podstawowych, minimalnych wymogach. Budziło to we mnie niepewność, szczególnie że w pracy terapeutycznej mamy kontakt z danymi wrażliwymi, dokumentacją dzieci oraz rodzicami, którzy powierzają nam bardzo ważne informacje.

Czy były jakieś konkretne sytuacje, które uświadomiły Pani, że to wymaga uregulowania?

Tak, w codziennej pracy terapeutycznej pojawiają się sytuacje, które wymagają jasnych i dobrze opisanych zasad. Dotyczy to między innymi kwestii związanych z rodzicami będącymi w trakcie rozwodu lub po rozwodzie, dostępem do informacji o dziecku oraz udostępnianiem dokumentacji terapeutycznej.

Z doświadczenia wiem również, że dobrze opracowany regulamin jest podstawą sprawnego funkcjonowania placówki. Chroni terapeutycznie organizację pracy — na przykład w sytuacjach odwoływania wizyt w ostatniej chwili — ale jednocześnie jasno określa warunki współpracy z rodzicami. Dzięki temu rodzice od początku wiedzą, jakie zasady obowiązują, co daje im poczucie przejrzystości, bezpieczeństwa i porządku organizacyjnego.

Co ostatecznie skłoniło Panią do działania?

Ostatecznie była to przede wszystkim moja własna inicjatywa, wynikająca z potrzeby uporządkowania dokumentacji, zasad współpracy i organizacji pracy placówki. Tworząc nowe gabinety, chciałam od początku działać profesjonalnie, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szukając programu do prowadzenia dokumentacji, organizacji grafiku oraz umawiania wizyt, trafiłam na system DobryGabinet. Okazał się bardzo dobrym rozwiązaniem dla placówki, którą tworzę, ponieważ łączy kilka ważnych obszarów: dokumentację, rejestrację, grafik i obsługę wizyt. Dodatkowym argumentem była możliwość skorzystania ze wsparcia prawnego — dla mnie, jako osoby odpowiedzialnej za organizację całej placówki, było to bardzo ważne.

Zdecydowała się Pani na kompleksowy pakiet. Co przesądziło o tym, żeby załatwić wszystko na raz?

Zdecydowałam się na kompleksowy pakiet, ponieważ zależało mi na tym, aby wszystkie dokumenty były ze sobą spójne i tworzyły jeden bezpieczny system funkcjonowania placówki. Regulamin, polityka prywatności, dokumenty RODO oraz umowy ze specjalistami nie działają osobno — one wzajemnie się uzupełniają. Jeśli jeden obszar jest dobrze opracowany, a drugi pominięty lub przygotowany przypadkowo, w praktyce nadal mogą pojawiać się luki organizacyjne i prawne.

Dla mnie ważne było, żeby nie robić tego fragmentarycznie, tylko od razu stworzyć solidną podstawę do dalszego rozwoju gabinetów. Dzięki temu mam większe poczucie bezpieczeństwa i wiem, że zarówno pacjenci, rodzice, specjaliści, jak i sama placówka są lepiej chronieni.

Jak przebiegała współpraca z kancelarią FrackowiakLaw?

Współpraca przebiegała bardzo sprawnie. Wszystko było jasne, uporządkowane i dokładnie wyjaśnione, również wtedy, gdy pojawiały się dodatkowe pytania lub wątpliwości. Dużą ulgą było dla mnie to, że nie musiałam samodzielnie domyślać się, jakie dokumenty są potrzebne i jak powinny być przygotowane. Mec. Adam Frąckowiak odpowiadał na moje pytania, tłumaczył poszczególne kwestie i służył pomocą na każdym etapie procesu.

Zaskoczyło mnie pozytywnie to, że mimo zdalnej formy współpracy cały proces przebiegał bardzo konkretnie i skutecznie. Efekty są dla mnie bardzo satysfakcjonujące — otrzymałam dokumentację, która odpowiada realnym potrzebom mojej placówki.

Jak ocenia Pani przygotowane dokumenty w porównaniu z tym, co było wcześniej?

Nowe dokumenty oceniam bardzo dobrze — są uporządkowane, spójne i dostosowane do realnego funkcjonowania placówki terapeutycznej. W porównaniu z tym, z czym spotykałam się wcześniej, są zdecydowanie bardziej szczegółowe i dają większe poczucie bezpieczeństwa.

Są też czytelne — zarówno dla mnie jako osoby prowadzącej placówkę, jak i dla rodziców pacjentów. Regulamin jasno określa zasady współpracy, odwoływania wizyt, płatności, dostępu do dokumentacji czy komunikacji z placówką. Dzięki temu rodzic od początku wie, czego może się spodziewać, a my jako zespół mamy konkretne procedury, na których możemy się oprzeć.

Szczególnie ważne było dla mnie to, że dokumenty obejmują obszary, które wcześniej często były pomijane albo traktowane bardzo ogólnie — na przykład kwestie związane z dostępem do dokumentacji dziecka, sytuacjami rodziców rozwiedzionych, ochroną danych osobowych, odpowiedzialnością specjalistów czy zasadami współpracy z osobami pracującymi w różnych formach — zarówno na umowie zlecenie, jak i B2B.

Co zmieniło się w Pani codziennej pracy po uregulowaniu dokumentacji prawnej i RODO?

Mam większe poczucie bezpieczeństwa i porządku organizacyjnego. Wiem, że zasady współpracy z rodzicami, specjalistami oraz sposób przetwarzania danych są jasno określone. Dzięki temu w codziennej pracy łatwiej podejmować decyzje, reagować na trudniejsze sytuacje i komunikować zasady w sposób przejrzysty dla rodziców oraz zespołu.

Czy jest coś, czego Pani wcześniej nie wiedziała w kwestiach prawnych lub RODO, a co ta współpraca wyjaśniła?

Tak, zdecydowanie. Nie wiedziałam wielu rzeczy i nie byłam w stanie samodzielnie ocenić, czy wcześniejsze dokumenty były poprawne oraz wystarczające. Przy organizacji nowej placówki i jednoczesnej pracy terapeutycznej brakowało mi czasu oraz przestrzeni, aby samodzielnie zgłębiać kwestie prawne i RODO. Współpraca z kancelarią FrackowiakLaw pozwoliła mi lepiej zrozumieć, jakie dokumenty są potrzebne, na co trzeba zwrócić uwagę i jakie obszary warto zabezpieczyć już na początku działalności.

Co powiedziałaby Pani logopedzie lub innemu terapeucie, który odkłada ten temat na później?

Że nie warto odkładać tego na później. Rozwój działalności gospodarczej zawsze wiąże się z inwestycjami, a dobrze przygotowana dokumentacja prawna jest jedną z najważniejszych podstaw bezpiecznego funkcjonowania gabinetu. Regulaminy, umowy i dokumenty RODO porządkują zasady współpracy z pacjentami, rodzicami i specjalistami. Dają poczucie bezpieczeństwa, pomagają uniknąć nieporozumień i ułatwiają podejmowanie decyzji w trudniejszych sytuacjach. To nie jest tylko formalność — to fundament, który warto dobrze zorganizować już na początku.

Czy poleciłaby Pani kancelarię FrackowiakLaw innym gabinetom lub specjalistom z branży terapeutycznej?

Zdecydowanie tak. Poleciłabym kancelarię FrackowiakLaw innym gabinetom i specjalistom z branży terapeutycznej, ponieważ współpraca przebiegała bardzo sprawnie i w dobrej komunikacji. Wszystko było jasno wytłumaczone, a przy kwestiach wymagających doprecyzowania otrzymywałam konkretne uwagi i komentarze. Dzięki temu miałam poczucie, że dokumenty są przygotowane nie tylko formalnie poprawnie, ale też z uwzględnieniem realnych potrzeb placówki terapeutycznej.

Potrzebujesz wsparcia? Jestem do Twojej dyspozycji – Kontakt.