Sensolandia: od rozproszonej dokumentacji do spokoju prawnego

Sensolandia to gdański gabinet terapeutyczny z kilkunastoosobowym zespołem specjalistów — terapeutów SI, pedagogów, psychologów, fizjoteraputów. Gabinet działa od trzech lat, stale się rozwija i obsługuje dzieci z różnorodnymi potrzebami rozwojowymi. Rozwój gabinetu sprawił, że temat dokumentacji przestał być czymś, co można odkładać.

„Dokumentacja była rozproszona i niespójna. Największym problemem była jej złożoność i brak pewności, czy spełnia wszystkie wymogi prawne. Zdarzały się pytania klientów, szczególnie dotyczące zgód i zasad odwoływanie wizyt.” — Natalia Kaczmarczyk, właścicielka Sensolandii

Impuls do działania

Bezpośrednim powodem, dla którego Sensolandia zdecydowała się na współpracę z kancelarią, było wdrożenie płatności online. Integracja z operatorem płatniczym wymaga zgodnej z RODO polityki prywatności, poprawnie skonstruowanego regulaminu i kompletnych zgód — dokumenty musiały być nie tylko aktualne, ale gotowe pod konkretne wytyczne techniczno-prawne.

Przebieg współpracy z Kancelarią FrackowiakLaw

Adam Frąckowiak przeprowadził Sensolandia przez kompleksowy przegląd dotychczasowej dokumentacji, przygotowanie nowych dokumentów dostosowanych do specyfiki gabinetu terapeutycznego oraz konsultację po dostarczeniu materiałów — właścicielka mogła dopytać o każdą wątpliwość przed wdrożeniem.

„Każda kwestia budząca wątpliwości została szczegółowo wyjaśniona. Po przygotowaniu dokumentacji mieliśmy możliwość jej omówienia podczas konsultacji, co pozwoliło rozwiać wszelkie dodatkowe pytania.” — Natalia Kaczmarczyk

„Kontakt oraz terminowość realizacji wszystkich działań pozytywnie mnie zaskoczyły.” — Natalia Kaczmarczyk

Co się zmieniło

Dokumenty są teraz spójne i bardziej zrozumiałe dla rodziców. Mniej klientów zadaje pytania związane z zasadami świadczenia usług przez gabinet. W procesie weryfikacji dokumenty zostały zaakceptowane przez operatora płatności. W rezultacie wdrożenie płatności online przebiegło bez problemów.

Ale Natalia Kaczmarczyk wymienia coś ważniejszego niż techniczna poprawność:

„Zdecydowanie wzrosło poczucie bezpieczeństwa prawnego. Największą ulgą było to, że ktoś kompleksowo się tym zajął.” — Natalia Kaczmarczyk

Rekomendacja

„To inwestycja, która daje spokój i porządek w prowadzeniu gabinetu. Warto zająć się tym wcześniej — to fundament bezpiecznego działania.” — Natalia Kaczmarczyk

Sensolandia korzysta na co dzień z platformy DobryGabinet do zarządzania pracą ośrodka. → przeczytaj case study DobryGabinet.